پیش از آنکه به موضوع اصلی مقاله یعنی سوله اداری بپردازیم، لازم است مقدمه ای ارائه شود که موضوع بحث و دامنه بررسی آن را بهتر تبیین نماید. مدیران صنعتی یا صاحبان مشاغل تولیدی شخصیت های خاص و منحصر به فردی دارند؛ آنها افرادی سخت کوش و عمدتاً خود ساخته هستند که برای رسیدن به اهداف خود بسیار جنگیده اند و در برابر انواع و اقسام ناملایمات و سختی ها ایستادگی کرده اند و هرگز دست از تلاش بر نداشته اند.
در کنار تمام این ویژگی های مثبت و در خور ستایش، این مدیران یک خصلت بد هم دارند؛ جز تولید و جزئیاتی که مستقیم و غیر مستقیم، با واسطه یا بی واسطه با فرآیند تولید در ارتباط هستند، هیچ فعالیت دیگری را آن طور که باید و شاید مورد توجه قرار نمی دهند و برای آن اهمیت چندانی قائل نیستند. لذا عمدتاً نظر مثبتی بر روی احداث سوله اداری و تفکیک مشاغل غیر تولیدی از بدنه تولید دارند. این مدیران عمدتاً بر این باورند که هر چیزی غیر از تولید را باید به منزله زنجیری بسته شده بر پای تولید دید؛ لذا هر ترفندی که باعث شود این قفل و زنجیرها از دست و پای تولید باز شده و چابکی تولید را از گزند تهدید مصون نگاه دارد، باید به آن توجه ویژه ای نمود. اینکه مدیران صنعتی راست می گویند یا اشتباه می کنند، نیاز به تحلیل وسیعی دارد که از کشش این مقاله خارج است؛ مهم این است که با هر زاویه دید و هر دیدگاهی به موضوع بنگریم، اهمیت راه اندازی سوله اداری را می توان به وضوح مشاهده نمود.
انواع سوله اداری و کاربردهای هر کدام
به طور کلی کارایی سوله اداری می تواند به دو دسته مستقل یا وابسته تفکیک شود. سوله اداری وابسته به سازه ای اطلاق می شود که عمدتاً به عنوان سازه تکمیلی در مجاورت مجموعه اصلی یا با فاصله اندکی از آن بنا می شود تا خدمات فرعی و جانبی اما مکمل را فراهم آورد. این مهم به عنوان مثال می تواند در یک سوله دو قلو اتفاق بیفتد که مثلاً واحد اداری که محل برای تنظیم قراردادها، ساماندهی به اسناد دریافت و پرداخت و استقرار نیروی انسانی غیر تولیدی می باشد را از بخش تولید به طور کامل منفک نماید.
اما گاه حجم کاری که قرار است در سوله اداری انجام شود چندان زیاد نیست و تعداد نفرات محدودی می بایست به عنوان منابع انسانی در این قسمت مستقر شوند. در چنین حالتی می توان با احداث یک بچه سوله هم به نیاز اداری مجموعه اصلی پاسخ شایسته ای را ارائه نمود. حالت دیگر سوله اداری مستقل است که به هیچ مجموعه و نهاد دیگری وابستگی نداشته و به طور خودمختار، مشغول انجام کاری مشخص خواهد شد. تعداد این نوع کاربری سوله در خلال سال های اخیر در حال افزایش است و جالب اینکه از تنوع نسبتاً بالایی نیز برخوردار می باشد. اما آنچه مسلم و ثابت است اینکه در این سوله ها خبری از تولید محصول نیست و تمرکز آنها صرفاً بر روی ارائه خدمت به مشتریان می باشد؛ حال این مشتریان می توانند افراد حقیقی یا شرکت ها باشند.
کاربردهای سوله اداری در چه مشاغلی بیشتر است؟
تقریباً در طیف وسیعی از مشاغل خدماتی می توان رد پای سوله اداری را مشاهده نمود. علاوه بر این، بخش قابل توجهی از مشاغل صنعتی و تولیدی نیز هستند که به منظور ساماندهی به امور اداری و بوروکراسی خود از سوله اداری بهره می برند. اما چیزی که در این بین به وضوح از جانب هر دو گروه قابل مشاهده است، تمایل زیاد مدیران برای جدا نمودن واحد اداری از بخش تولید و منزوی نمودن آن به عنوان یک واحد فرعی است؛ بررسی های انجام شده بر روی صدها کارخانه و سوله صنعتی و هزاران واحد تولیدی متوسط و بزرگ مقیاس گواه بر این است که مدیران این مشاغل به نوعی از امور اداری گریزان هستند و حتی این وظایف را مختل کننده رسالت صنعت و کسب و کار خود می دانند! بر همین اساس تقاضا برای ساخت سوله اداری و تفکیک فعالیت های ستادی از جریان اصلی تولید بسیار زیاد است.
چه جنس وظایفی را در سوله اداری می توان مستقر کرد؟
- واحد فروش و بازاریابی: وظایفی نظیر ثبت سفارشات، صدور پیش فاکتور و فاکتور رسمی خرید، پیگیری وصول مطالبات مالی و مسائلی از این دست را می توان در سوله اداری مستقر نمود که در تعامل مستقیم با واحد تولید و انبار قرار می گیرد.
- واحد منابع انسانی: مقولاتی نظیر مصاحبه های شغلی، استخدام پرسنل جدید، اخراج پرسنل خاطی، پیگیری محاسبات حقوق و دستمزد پرسنل، کنترل اجرای زمان بندی شیفت های کاری و … را در در این بخش می توان شاهد بود. بدیهی است تداوم حضور این بخش در واحد مرکزی، عملاً مانعی در دست و پای صنعت به حساب خواهد آمد.
- واحد تحقیق و توسعه (R&D): می توان R&D را به عنوان قلب تپنده هر سازمانی مورد بررسی قرار داد که با پایش مستمر بازار و کشف نیازهای جدید مردم یا خلق نیازهای جدید که تا کنون به هیچ عنوان مطرح نبوده اند، زمینه را برای ارائه محصولات جدید یا خدمات متمایز فراهم می آورند. علی رغم اینکه دانش کافی از صنعت مربوطه و ارتباط عمیق با واحد تولید لازمه کسب موفقیت در این بخش است، ساماندهی مجزای این بخش در سوله اداری و منفک نمودن آن از قسمت تولید، می تواند به نفع هر دو طرف باشد!
- خدمات پس از فروش: موضوع دیگری که در برخی مشاغل می تواند مطرح شود، بحث خدمات فروش است که اگرچه ضرورت دارد و بر پایه اصل مشتری مداری می بایست به آن توجه وافر نمود، به هیچ عنوان نبایست خللی در مکانیزم تولید به عنوان خط مشی اصلی یک کسب و کار ایجاد نماید.
مشاهده می کنید که طیف وسیعی از وظایف و مسئولیت ها را که در کنار ماژول تولید مهم هستند و به آن خدمت می کنند را می توان در قالب یک واحد مجزا تحت عنوان سوله اداری مستقر نمود. بدین ترتیب علاوه بر ارج نهادن به مهم ترین مقوله از نگاه مدیران که تولید است، سایر قسمت ها و واحدهای مهم اما غیر تولیدی را نیز می توان با کیفیت بالا اما مستقل از واحد اصلی جانمایی نمود. ساخت سوله به هدف پوشش وظایف اداری، رسالتی است که مدیران مشاغل و صاحبان کسب و کارهای بزرگ را با سوله سازان مرتبط خواهد نمود. بدیهی است با بررسی دقیق شغل مربوطه و با ارزیابی مناسب از پیچیدگی های تولید و تنوع ابعاد غیر تولیدی، می توان ابعاد مناسب برای احداث سوله اداری را تخمین زده و بهترین خروجی ممکن را در قالب یک سوله استاندارد، در اختیار صنعتگران و تولید کنندگان قرار داد.
